Privacyverklaring

PRIVACY VERKLARING VAN JINT VZW in het kader van de Algemene Verordening Bescherming van Persoonsgegevens. (Verordening 679/2016)

JINT hecht veel belang aan de privacy van iedereen waarmee en waarvoor ze haar werking opzet. In het kader van de nieuwe Europese Verordening 679/2016, heeft JINT dan ook haar privacy beleid geactualiseerd. De Raad van Bestuur van JINT heeft daar in haar vergadering van 8 april 2018 haar goedkeuring aan gegeven.

 

WAAROM EN VAN WIE ?

JINT houdt enkel persoonsgegevens bij in functie van de doelstellingen van haar werking en de realisatie van haar missie: jongeren en jeugdorganisaties stimuleren en ondersteunen bij hun internationale samenwerking en uitwisseling. Meer informatie over de JINT missie is beschikbaar via http://www.jint.be.

JINT houdt persoonsgegevens bij van:

  • Individuele gebruikers van de dienstverlening van JINT: informatievragers, subsidie aanvragers, deelnemers aan programma’s en activiteiten
  • Externe medewerkers (assessoren, trainers, bestuurders, vrijwilligers)
  • Verantwoordelijken van organisaties op lokaal, regionaal, nationaal en Europees niveau

JINT houdt geen persoonsgegevens bij van jongeren jonger dan 13 jaar.

Persoonsgegevens worden enkel verkregen doordat de betrokken persoon de gegevens zelf ter beschikking stelt van JINT. JINT houdt geen persoonsgegevens bij die door een derde ter beschikking worden gesteld, tenzij het gegarandeerd en duidelijk is dat personen hun gegevens vrijwillig en zelf aan die derde hebben doorgegeven of dat dat gebeurt in functie van een contractuele toezegging van een projectsubsidie in het kader van het Europese programma Erasmus+ of van het Bel’J-programma.

 

WELKE GEGEVENS HOUDT JINT BIJ ?

JINT vraagt naar die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om jongeren, jeugdwerkers en alle geïnteresseerden      

  • op een kwalitatieve en afdoende wijze te informeren,
  • te laten deelnemen aan programma’s en activiteiten of die te subsidiëren,
  • te laten bijdragen aan de werking van JINT in bestuursorganen, werkgroepen of overlegplatforms,
  • te betrekken in netwerking en praktijkuitwisseling tussen personen en organisaties,
  • te bevragen in functie van evaluatie en kwaliteitszorg van de werking van JINT,
  • te bevragen in functie van onderzoek door of in opdracht van JINT over aspecten van internationale samenwerking en uitwisseling.

Dat alles steeds en enkel om de JINT-doelstellingen en –missie te realiseren.

JINT houdt enkel noodzakelijke contactgegevens bij (naam, adres, emailadres, telefoon nummers). JINTvraagt niet naar en houdt geen “gevoelige” persoonsgegevens bij over (bijvoorbeeld) religie, politieke overtuiging, seksuele geaardheid, afkomst e.d.m. Om de werking degelijk te kunnen aansturen vraagt JINT soms wel naar bijkomende informatie zoals bijvoorbeeld leeftijd, geslacht (M/V/X), nationaliteit, status (studerend, werkend, werkzoekend, e.d.m.) en eventueel de rol/verantwoordelijkheid binnen een organisatie. Bij deelname aan JINT-activiteiten in binnen- en buitenland kunnen ook nog andere gegevens worden gevraagd, bijvoorbeeld om de nodige verzekeringen te kunnen afsluiten (bijvoorbeeld over rechthebbende personen bij ongeval), tickets te boeken of wettelijke verplichtingen te vervullen (bijvoorbeeld voor visa-aanvragen).

Bij foto- en/of filmopnames op activiteiten door JINT (mee) georganiseerd of waarop JINT zichtbaar aanwezig is, wordt aan de deelnemers telkens schriftelijke toestemming gevraagd om foto’s of opnames te maken én om die te kunnen gebruiken in publicaties en communicatietools van JINT.

Sollicitanten voor openstaande vacatures bij JINT wordt gevraagd alle nodige gegevens ter beschikking te stellen die moeten toelaten om op transparante wijze na te gaan en te beslissen of kandidaten geschikt zijn voor de functie. JINT hanteert daarvoor een eigen sollicitatieformulier.

 

BEVEILIGING

Gegevens worden bijgehouden in een beveiligde IT-omgeving (server en data bases) waartoe enkel JINT-medewerkers toegang hebben. Een interne IT-policy (o.a. voor paswoorden) ondersteunt die veilige omgeving. Persoonsgegevens worden niet opgeslagen op mobiele dragers (tablet, GSM, USB-stick), tenzij noodzakelijk voor de organisatie van en dan enkel voor de duur van de activiteiten. Nadien worden zij verwijderd van die dragers.

Alle JINT-medewerkers ondertekenden een ethische code waarin zij zich engageren om de privacy van het JINT-publiek en de regels van de Europese Verordening te respecteren. In het kader van de organisatie van activiteiten kunnen persoonsgegevens van deelnemers ook doorgegeven worden aan externe medewerkers (trainers, begeleiders, assessoren e.d.m.). In de freelance- of vrijwilligersovereenkomsten of contracten van tijdelijke en externe medewerkers wordt eveneens het respect voor privacy en de regels van de Europese Verordening opgenomen als een van de contractuele verplichtingen.

Gegevens worden maximum 10 jaar bijgehouden. Uitzondering zijn de cv’s van sollicitanten, die ten laatste 1 jaar na afloop van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Indien een wervingsreserve wordt aangelegd, worden gegevens bijgehouden voor de duur van die wervingsreserve, zoals bepaald door de Raad van Bestuur.

 

PERSOONSGEGEVENS IN ERASMUS+ YOUTH IN ACTION PROJECTEN

Als Nationaal Agentschap in Vlaanderen voor het Europese Erasmus+ Youth in Action-programma, kent JINT subsidies toe aan diverse Europese jongerenprojecten. Projectorganisatoren van goedgekeurde projecten onder het Erasmus+ Youth in Action-programma wordt gevraagd om gegevens over hun organisatie, partnerorganisaties, begeleiders en deelnemers te verzamelen en in te geven in diverse databases:

  • de projectaanvraag via e-formulieren in EPlusLink
  • gegevens van deelnemers aan projecten in de Mobility Tool+
  • publicatie van projectresultaten via het Erasmus + Project Results Platform

Die databases en de beveiliging ervan zijn de directe verantwoordelijkheid van de Europese Commissie. JINT heeft wel toegang tot die gegevens. De bescherming van die data wordt geregeld door een aparte Europese Verordening (45/2001) die specifiek voor de Europese instellingen geldt. De privacy verklaringen van de Europese Commissie voor die gegevensbestanden kan geraadpleegd worden via de volgende links:

De gegevens van het huidige en van vorige programma’s worden door de Europese Commissie bijgehouden tot 2030.

 

INDIVIDUELE RECHTEN

JINT streeft ernaar dat de jongeren, jeugdwerkers en iedereen waarvoor en waarmee ze werkt hun rechten ten volle kunnen uitoefenen binnen het kader van de privacyregelgeving.

Het startpunt van de samenwerking met en dienstverlening aan het publiek van JINT is heel vaak de vraag naar informatie. Wie geen informatie meer wil ontvangen via de elektronische nieuwsbrieven van JINT, kan zich uitschrijven via de link in de nieuwsbrief.

Voor andere vragen over persoonsgegevens die JINT bijhoudt, hun correctheid, het gebruik of de verwijdering ervan kan je JINT contacteren via privacy@jint.be.

 

Brussel, 8 april 2018.