Je project loopt. En nu? 6 tips van JINT-medewerkers voor een vlotte zomer
Je hebt het dossier ingediend, de goedkeuring gekregen en je project staat op de planning. En dan begint de zomer, en daarmee ook de echte uitvoering. Spannend, maar soms ook overweldigend.
We vroegen onze JINT-projectmedewerkers naar de vragen die ze het vaakst krijgen, de dingen die organisaties onderschatten en de momenten die hen trots maken. Die goten we in zes concrete tips voor iedereen met een Erasmus+ Jeugd- of European Solidarity Corps-project in uitvoering. En voor wie nog twijfelt om in te dienen: lees gerust mee.
1. Deelnemers die afhaken? Werk met een wachtlijst.
Wat te doen met een last-minute afhaker? Misschien wel de meest gestelde zomervraag die we krijgen! De beste voorbereiding? Werk met een wachtlijst zodat je snel een vervanger kunt contacteren. Bouw ook al vóór de start een gevoel van engagement in bij je deelnemers. Een kick-off moment, een gezamenlijke voorbereiding of een online kennismaking kan wonderen doen.
Als je toch zonder vervanger zit: annuleer zo snel mogelijk wat nog te annuleren valt, zoals vervoer, overnachting en catering. Kan je iets niet meer annuleren? Geen paniek, ook voor die situatie zijn we er voor jou. Neem contact op met je JINT-stafmedewerker. Samen kijken we wat er mogelijk is bij al gemaakte kosten die niet meer terugbetaald worden.
2. Internationale uitwisselingen zijn intens. Plan dus ook rustmomenten in.
Nieuwe mensen, nieuwe taal, nieuwe omgeving: een internationale uitwisseling zit vol prikkels. Dat kan heel fijn zijn, maar ook heel veel.
Lies raadt aan om bewust ruimte in te bouwen voor de deelnemers om even op adem te komen en nieuwe energie op te doen. Dat hoeven geen grote blokken te zijn: ook een halfuur vrije tijd, een rustige hoek of een wandeling zonder programma kan een verschil maken. Jongeren die even kunnen recupereren, zijn jongeren die daarna weer vollenbak meedoen.
Plan voldoende rustmomenten in of pauzes waarop de jongeren die het nodig hebben zich even kunnen terugtrekken of wat kunnen opladen.
3. Vergeet de fun factor niet.
Een Erasmus+- of ESC-project heeft een leertraject, doelstellingen en een evaluatieluik. Dat klopt. Maar het plezier en de vriendschappen die ontstaan zijn vaak wat het meeste bijblijft bij de jongeren.
Lies herinnert ons eraan dat de informele momenten (samen koken, het avondprogramma, lachen om een taalmisverstand) even waardevol zijn als de workshops. Laat die er dus ook gewoon zijn.
4. Een sterk project begint met goede afspraken tussen partners.
Wat maakt het verschil tussen een project dat vlot loopt en één waarbij het stroever gaat? Barbara, teamverantwoordelijke van het programmateam, heeft er een duidelijk antwoord op: de kwaliteit van de samenwerking tussen partners.
Neem de tijd om elkaar goed te leren kennen vóór het project van start gaat. Maak duidelijke afspraken over wie wat doet en zorg dat die taakverdeling op papier staat én door iedereen gedragen wordt.
Zorg ook voor een goed draaiboek, zeker rond veiligheid en risicopreventie. Wat doe je als er iemand ziek wordt? Wat als er een conflict is tussen deelnemers? Wie heeft welk telefoonnummer? Als je dat vooraf hebt uitgedacht, hoef je er tijdens het project niet over na te denken.
5. Praktisch maar cruciaal: documentatie en financiën.
Twee praktische tips die je later veel kopzorgen besparen:
Handtekeningen verzamelen? Doe het niet op de laatste dag. Inge, programmadirecteur bij JINT, raadt aan om aanwezigheidslijsten en andere documenten doorheen het project zelf bij te houden en er meteen een foto van te nemen. Die heb je nodig voor je eindverslag. Je herinnert je achteraf echt niet meer aan wie je wat hebt meegegeven.
Financiële afspraken maak je vroeg en schriftelijk. Stort niet het volledige voorschot door naar je partners van bij het begin, maar leg duidelijk vast wie wanneer wat ontvangt en op basis van welke documenten. Dat voorkomt misverstanden en het vergemakkelijkt je eindrapportering.
6. Je staat er niet alleen voor.
Dit is misschien wel de belangrijkste tip: je hoeft niet alles zelf op te lossen. JINT staat achter je, zowel bij de aanvraag, als tijdens de uitvoering.
Bel je projectmedewerker als je ergens mee zit, ook als het midden in de zomer is en het probleem groter voelt dan je had verwacht. Wij zijn er voor jou op deze momenten.
Je moet niet alles zelf oplossen. Er staat een heel team achter je, als je als organisatie belt met problemen of een crisis.
Klaar voor je volgende stap?
Ben je nog niet gestart met een internationaal project maar overweeg je het wel? Dan is de zomer een goed moment om te kijken wat er mogelijk is, en wat past bij jouw organisatie en jongeren. De eerstvolgende deadline valt op 1 oktober voor de meeste subsidie-acties.
projecten [at] jint.be (Neem gerust contact op met ons team.) We denken graag met je mee, van eerste idee tot ingediend dossier.
Tekst: Emma Van Ooteghem
Beeld: Fien De Vos & Stein Van der Looij
