03/11/2023
10 tips om efficiënt te vergaderen
Je kan er niet omheen. Wil je je project in goede banen leiden, dan moet je af en toe vergaderen: met je kerngroep, met partners, met vrijwilligers. Efficiënt vergaderen is een kunst.
Met deze 10 tips loopt die volgende vergadering sowieso een pak vlotter.
- Zorg dat je niet gestoord wordt. Sluit de deur, zet gsm’s uit.
- Probeer stipt te beginnen. Laatkomers hebben ongelijk.
- Kent iedereen elkaar? Laat alle deelnemers zich voorstellen.
- Maak vooraf afspraken:
- Spreek een einduur af.
- Spreek een rolverdeling af: wie is voorzitter, verslagnemer?
- Overloop kort de agenda en de timing per onderwerp.
- Wees helder en bondig. Blijf bij het onderwerp.
- Luister naar argumenten en naar elkaar. Vraag om verduidelijking waar nodig.
- Herhaal en vat samen.
- Varieer in methodieken. Gebruik hulpmiddelen zoals een bord of een onlinepresentatie.
- Rond elk agendapunt af met een besluit.
- Maak naar het einde toe afspraken:
- Overloop de besluiten.
- Overloop de takenlijst.
- Leg de volgende vergadering vast.
- Spreek af wanneer het verslag verstuurd wordt en wie dit moet krijgen.
Meer tips?
Bekijk Don't call it a dream, call it a plan, de tool om je project zelf vorm te geven. Of projecten [at] jint.be (contacteer JINT), wij staan steeds voor je klaar!
Foto: Eurodesk network meeting, Tbilisi 2023 © EBL/Zviad Rostiashvili
